18 февраля 2020 года изменили сроки хранения бухгалтерских, кадровых, управленческих и других документов обязательные для всех организаций независимо от организационно-правовой формы или формы собственности.
Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236
Если уничтожить документы раньше срока, инспекторы вправе оштрафовать за грубое нарушение правил учета и непредставление документов (ст. 120, 126 НК, ст. 15.11 КоАП). Также налоговики могут доначислить налог на прибыль, налог по упрощенке и НДС, если уничтоженные документы подтверждали расходы или вычеты.
Срок хранения налоговых деклараций оставили прежним — 5 лет.
В таблице приведен список сроков хранения самых популярных документов:
| Документ | До 18 февраля 2020 года | После 18 февраля 2020 года |
|---|---|---|
| Счет-фактура | 4 года | 5 лет |
| Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами |
75 лет | 5 лет |
| Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН |
Постоянно | 5 лет |
| Расчеты по страховым взносам | При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года) и 75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
50 лет (если документы оформлены с 2003 года) 75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
| Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) |
При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года) и 75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года) и 75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
| Графики отпусков | 1 год | 3 года |
| Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества) |
5 лет | 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
